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陕西服装工程学院低值易耗品管理办法

   第一条、低值易耗品是学院及其所属各部门进行教育教学、日常管理等工作必备的物资条件,为了加强低值易耗品日常管理管理,加强对低值易耗品采购过程的管理,防止浪费和杜绝违纪、违规行为的发生,提高工作效率、保障学院各项工作的正常开展,结合学院实际情况,制定本办法。

   一、低值易耗品的内容范围

    第二条、单位价值在 2000 元以下,不属于生产经营主要设备的物品列为低值易耗品。低值易耗品是指除固定资产、材料、配件、电器机械工具、计量器具、办公耗材之外新购进的用具物品,如:桌、椅、床、凳、柜、橱、板、架、框、小家电、文具、茶具等工作、生活用品以及学院特定的其它用品。

   第三条、低值易耗品的种类及使用年限:

    三年:手机、暖瓶、装订机、保温桶、文件夹、茶具、电热毯、水暖器材、电工电料等。

    五年:石英钟、痰盂、茶具盘、计算器、被褥、床上用品、日历架、文具盒、电话、黑白板、纸篓、马凳、U型架、电风扇等。

    十年:录放机、电视机、电器电表、电工工具、维修工具、各类实验实训教学用工具、模具、沙发、坐凳、工作台、衣架、课桌凳、公寓桌凳、椅子、茶几、料框、拖车等。

    十五年:书橱、老板桌、写字台、三抽桌、床、床头柜、壁橱、更衣橱等。

二十年:货架、图书架、报桌、报架、档案橱、档案柜等。

凡未涉及的不属于固定资产范围的其他低值易耗品按其实际情况分使用期限或按购进时的使用期限。

   二、低值易耗品管理原则

    第四条、低值易耗品由学院实施全面管理,协调、监督。资产管理职能部门管理为主、部门协助管理实施监督、控制、指导。

    学院应当实行部门公用低值易耗品专人负责制、个人领用低值易耗品个人保管制、消耗部门专人建帐管理制、对部门共用或个人领用的耐用品卡片管理制。后勤保障处资产科是学院实施低值易耗品管理职能部门,负责建立登记低值易耗品账簿,核对其已购低值易耗品数量、品名、使用方向,做为盘查、监督低值易耗品的依据。后勤保障处总务科设立保管人员1-2名,做为低值易耗品验收入库、日常管理、发放记账、盘查库存等专职管理人员。

    第五条、低值易耗品的采购、领用应当遵循“注重效益,厉行节约”的原则。做到既要保证教育教学、日常办公、管理需要,又要防止积压浪费。对大多数低值易耗品,一般情况学院要实行“零库存”。低值易耗品必须坚持先入库后领用的管理原则。

    第六条、应当不断加强对贵重、稀缺、民用性强的低值易耗品的监督管理。对易燃、易爆、有毒、放射性及其他危险低值易耗品,必须按相关管理规定保管或领用,学院应当确定专人负责管理,并采取必要的劳动保护与安全措施,保证人身和物品安全。对易燃、易爆、有毒、放射性及其他危险低值易耗品应当限量购置或发放,原则上不允许备用。

     第七条、财务处、学院后勤保障处资产科对低值易耗品比价采购负责,对招标采购程序具有监督权,对招标采购效果具有核查权。

   三、  低值易耗品领取、采购管理

    第八条、为了确保学校的持续健康发展,保证学校使用和控制好教育教学、正常运转经费,学院应当科学有效的做好低值易耗品购置管理工作。购置低值易耗品一般采用领料、采购、调拨、调配等方式。

   第九条、低值易耗品的购置计划应采用当按照以下程序:

    1、低值易耗品需求部门,应当按照“既不影响工作,又要防止浪费”的原则,提出低值易耗品需求申请。

    2、经学院采购领导小组审核《低值易耗品需求申请》后,报学院负责人或董事会审批。采购人或发放人根据审批结果实施采买或发放低值易耗品。

   3、低值易耗品领、购计划总额在10000元以下,由由学院负责人或院务会审批;领、购总额在10000元以上,应当经董事会议讨论确定签批。

    4、对已审批的领、购计划,应当按以下三种方式进行领取或购买:

   (1)领用方式:部门根据已审批的《低值易耗品需求申请》单经学院领导、资产管理部门审核办理出库手续,财务处审核签字或盖章后,方可领取。

  (2)采购方式:指学院自行购置的低值易耗品。自行购置低值易耗品应当在符合学院相关规定的前提下进行。在执行采购时,购置总额在5000元以内的、应当实行2-3人以上共同采购制。购置总额5000元以上的,必须实行比价、招标采购制。低值易耗品比价、招标采购工作原则上规定每学期进行一次。采购总额达到或超过1000元时,必须签订购销合同。

    凡新购进的低值易耗品必须办理入库手续,交由低值易耗品管理人员负责验收入库。保管人员应认真核对低值易耗品的类别、数量,看是否与购置申请单一致。保管人员核对无误后,填写验收单并签字。验收单一式四联,第一联为存根联,由保管员留存并据以登记台账,第二联为资产管理部门登记资产账,第三联为财务联,由保管员转财务处资产会计记账,第四联为结算联,由经办人据以报销。低值易耗品入库后,保管人员应按类别、品种规格合理摆放,禁止乱堆乱放。

    特殊情况部门急需使用,单位价值1000元以内的,来不及办理领用或采购手续时,需求部门应说明原因,由学院领导批准先行领取或购买。经手人过后应补办相关手续。超过1000元,必须报学院董事会批准后,按以上程序办理。

   (3)调拨方式:指其他单位直接调拨给学院的低值易耗品,部门之间互相调配调拨。学院在接收调拨来的低值易耗品,部门之间互相调配调拨的,应当严格按照学院规定办理出入库及相关手续。

     第十条、在采购物品时,采购人员要在充分征求使用部门意见的基础上,按照确保工作需要,适度兼顾缓急,避免浪费的原则优化采购方案。

     第十一条、采购人员对采买完成的低值易耗品,应及时交给保管人员办理入库手续。采购人员如果发现供货商家在合同期内有弄虚作假、以劣充优等欺诈行为,必须及时将具体情况如实反映给学院采购领导小组,学院应当采取经济索赔、拒绝支付货款、终止合同执行等强制办法予以制裁。保管人员如果发现物品与合同要求不符,必须拒绝验收,并及时将具体情况如实反映给相关领导。

    四、低值易耗品采购价格管理

   第十二条购置商品的价格管理:

   1、已经形成合同的低值易耗品购置,必须执行合同规定的价格。

    2、零星购置物品的价格,采购人员要充分了解市场行情,货比三家,在保证质量的前提下,选择价格合理的商品予以采购。

   3、为了维护学院利益,有效控制好学院自购低值易耗品价格,财务处应当于适当时间将以往自购低值易耗品的价格予以统计公布,其目的是为了更多地了解掌握市场行情,通过比较,既可以了解商家的信誉状况,又可以掌握采购人员的工作质量,还有利于提高学院采购工作管理水平。

    4、如发现价格明显高出市场价格,采购领导小组应及时告知库房管理人员不予办理入库手续,督促采购人员办理调换或退货手续,并及时通知财务处拒绝付款。

     第十三条、学院所有低值易耗品由采购员统一采购或外出联系制做、维修,由低值易耗品管理人员负责管理。低值易耗品管理人员必须对管辖范围内的低值易耗品进行设帐登记,办理出入库手续。登记内容主要包括:编号、名称、购买时间、价格、领取人签字等。

    五、低值易耗品的使用领取

   第十四条、低值易耗品的领用按下列程序办理:

  1、各部门需用低值易耗品时,应填制“低值易耗品领用凭单”,经使用部门负责人审核、签字后,到学院后勤保障处总务科领取,保管人员要对“值易耗品领用凭单”认真审查,内容不完整,手续不全备的应拒绝发放。

  2、“低值易耗品领用凭单”一式四联,采用一物一单制。

  第一联:存根

  第二联:财务记帐凭单

第三联:使用部门

第四联:资产管理部门

3、使用部门将“低值易耗品领用凭单”分类顺序保管,以单代帐,作为进行实物管理的依据,并据以登记本部门物品清单。

六、低值易耗品日常管理

  第十五条、低值易耗品的转移,退库和经管人变更:

  1、各部门间的低值易耗品转出、转入和退库应填制“资产调拨调配单”一式四联,转出部门、转入部门各一联,资产管理部门一联,管理人员一联。并相关领导、部门负责人签字批准,分清临时借用和长期使用,以便调整帐务。

 2、本使用部门低值易耗品的经管人员发生变更,应及时填写“资产移交清单”,以分清责任,并由部门负责人签字,报送资产管理部门备案。

 3、部门管理人员因调离、辞职、退职离开岗位时,必须将自己经管的低值易耗品移交,在部门负责人的监督下办理个人及管理资产移交手续。

    第十六条、低值易耗品在规定使用年限内损坏或丢失,由采购人员负责统一联系维修,由领取者或使用人承担维修费或赔偿。规定使用年限期满后,仍可使用的,须继续使用,其使用期间的维修费由学院承担。如磨损、损坏、陈旧已严重影响工作环境时,可按学院规定程序申请报废。重新办理领取或采买手续,予以更换。

    第十七条、低值易耗品制做、购买、维修、发放程序:

1、低值易耗品外出制做、购买、维修首先由使用者到采购员处取2份审批表,逐级审批直至董事会,然后交采购人员一份,低值易耗品管理员一份。采购人员接到审批表后,首先与低值易耗品管理员联系,申请的低值易耗品是否有库存,如有库存,由采购人员通知申请人到低值易耗品管理员处领取。如无库存,由采购人员购买或联系制做、维修,确保在申请要求时间内购回或制做、维修完毕。

2、物品购回或制做结束后,采购人员通知低值易耗品管理员约定交付地点,由低值易耗品管理人员和使用者共同验收,验收不合格的退给采购人员。验收合格后,由低值易耗品管理员在发票背面签字,给予办理出入库登记手续。而后,低值易耗品管理人员和财务处对签字齐全的审批表长期保存备查,保存期为二年。

     3桌、椅、床、凳、柜、橱、架、框类低值易耗品由低值易耗品管理人员统一编号后发放,其它低值易耗品一般情况下购回后马上发放,不留作库存,但需办理出入库手续。使用人必须在低值易耗品台帐上签字登记,方予领取。

      4、对违犯学院规定,不按程序办理造成学院资产严重损失的,由相关领导或采购领导小组查明责任后,对责任人根据责任大小和造成的损失情况进行处罚。对恶意侵占、损坏、丢失学院资产,造成严重后果的,处以原价值两倍的罚款。

   七、低值易耗品的出入库管理

   第十八条低值易耗品入库

     1、保管人员应当根据领料单、正规发票、合同书、调拨单等购物凭据办理实物入库验收手续。

     2、保管人员在入库验收过程中,如果发现实物质量达不到规定标准,应当坚决拒绝入库,不得出具验收单;如果发现实物的品名、规格、数量、型号、功能、技术指标等与随物凭据不相符,应当拒绝入库,不得出具验收单;如果发现实物的包装不是原包装,也应当拒绝入库。否则,保管员因上述失误造成的经济损失,均由个人承担。

     保管人员对验收合格的低值易耗品,应当及时给物品采购人员出具规范的低值易耗品验收合格单。

    3、保管人员要对所有入库的低值易耗品均应及时按耐用品、消耗品分类建帐,耐用品要建立台帐(卡片帐)。

     4、资产管理部门应当根据保管人员出具的验收单进行帐务处理,并按月检查核实保管人员帐薄,并做好签证工作。

   第十九条低值易耗品出库

    1、低值易耗品领用应当遵循以下原则:

    低值易耗品需求部门,应按照“既不影响工作,又防止物品浪费”的原则,实事求是的开具低值易耗品领用单。

    学院应当严格按照制订的低值易耗品领用管理办法审批领用低值易耗品。

     保管人员严格依据审批结果发放低值易耗品。

     对于学院规定统一配发的低值易耗品,保管人员应当依据学院提供的具体配发标准严格发放。

     2、学校应当建立低值易耗品定额消耗管理办法。

    3、保管人员必须于每月25日前,将本月发生的出库领取单整理报送财务处及资产管理部门,同时编报库存物资月报表(主要反映上月结存,本月发生及结存),同时要认真记好消耗台帐。

4、保管人员不得做假帐,不允许发生物品的空进空出,同时有义务坚决拒绝任何人员的指使造假。

  第二十条在库低值易耗品管理

    1、在库低值易耗品管理要做到:分类定置摆放、整齐、整洁、标志明显、日清月结等。

   2、保管人员对在库存物品的数量、质量等全面负责。对于在库低值易耗品,养成善于发现安全隐患的良好工作习惯,及时将发现的安全隐患采取妥当措施予以排除,对于无力排除的安全隐患,必须及时反映给学院有关部门;保管人员还应当防止自己制造安全隐患,坚决杜绝一边排除安全隐患、一边人为地制造安全隐患的做法,确保库房管理的安全。

    3、库房安全是保管人员必须做好的重要工作,保管人员应当树立强烈的安全责任心,按照帐务管理规范建立健全在库低值易耗品帐目,并做到帐物相符,对在库物品的名称、数量、资金占用总额做到心中有数。财务处、资产管理部门每学期对在库物品的管理工作进行抽查,对发现的问题,学院应当追究保管人员的责任,并予以处理。

   4、保管人员员应当按月与财务处、资产管理部门进行在库低值易耗品帐目核对,应当做到帐帐相符、帐物相符。在核对中发现的问题,应当及时报告给学院主管领导及部门,学院应当追究相关人员的责任,并予以处理。

    5、保管人员应当在每年底,对库存物品按规范进行全面盘点,财务处、资产管理部门根据保管人员提供的盘点表进行认真全面核查。对于核查出的问题,学院应当追究相关人员的责任,并予以处理。

    6、学院应当于次年的元月10日前填报经学院领导审签过的规范的库存低值易耗品上年盘点表,下发给财务处和资产管理部门做为资料备查。

    7、资产管理部门和主管领导应当掌握库存物品的名称、数量、资金占用总额、存放安全程度等,及时采取有效措施,防止库存物品资金占用总额过大、防止盲目购置、防止安全事故的发生。

    第二十一条 在用低值易耗品管理

   1、保管人员应当按照规定将低值易耗品区分为耐用品和消耗品。

   2、学校对耐用品实行卡片制管理,资产管理部门配合部门负责落实。

   3、保管人员应当给教职工个人领用的耐用品建立个人卡片、给部门公用的耐用品建立部门负责人卡片、给集中领用耐用品的部门建立卡片分帐,并建立耐用品卡片帐。集中领用耐用品的部门,学院应当安排兼职保管员,兼职保管员应当建立与保管人员对应的卡片分帐,应当做到卡片齐全、帐卡相符。

    4、保管人员按季度核对耐用品帐物,做到帐、卡、物、责任人相符,做到自己的分类帐与兼职保管员的卡片帐相符。

    5、学院对部门公用的耐用品要实行部门负责人负责制,对个人领用的耐用品要实行个人负责制,对兼职保管员领用的耐用品要实行兼职保管员负责制。

    6、保管人员应当指导相应部门的兼职保管员建立分帐,兼职保管员应当按帐务规范建立相应的明细帐。

    7、学院应当建立严格合理的物品损坏赔偿制度。对耐用品丢失、损坏、毁损等失职行为,学院必须查清原因视其情节轻重予以处理,对恶意行为实行重罚的原则。否则,学院将追究相关管理人员的责任。

   8、学院要通过教职工职业道德建设和学生德育工作,逐步提高师生爱护公物的道德水平,增强全员节约意识,降低对低值易耗品的报损率,延长低值易耗品的使用寿命,保障学院的健康持续发展。

   八、低值易耗品的监督检查

   第二十二条、低值易耗品的检查处理:

    1、低值易耗品管理人员对管辖范围内的低值易耗品定期进行负责检查处理。每月5号前对管辖范围内的低值易耗品进行一次定时检查,检查后于每月7号前写出检查报告,分别报财务处和资产管理部门。

2、在低值易耗品的检查过程中,如发现低值易耗品有被损坏、丢失等情况,管理人员须在24小时内书面通知相关部门,并及时查明原因,分清责任,按规定进行处罚。如检查出不按规定程序领取或采购,私自购买、制做、使用、未登记的,对相关部门负责人、管理人员或制做人员、使用人员等责任人进行处罚,并告知财务处不予报销。

   九、低值易耗品内部借用调配管理

     第二十三条、部门之间和部门内部借用、调配手续:

    1、各部门之间需临时借用的,必须由借用人写出借条,经出借方和借入方负责人同意后方可借用。在借用时应检查其是否使用正常,期间有损坏或丢失的,由借用人承担责任。需长期借用的由学院领导和资产管理职能部门在借条中签字批准,原使用人签字同意并将借条送低值易耗品管理人员处后予以借用,随后办理账务调整登记。

    2、各部门内部互相借用,由借用人打借条,经本部门负责人签字批准,并将借条送本部门低值易耗品管理员处予以借用。借用时间不准超过六个月,如超过六个月须到低值易耗品管理人员处办理调配手续。需调配的,由使用人写出申请,经本部负责人签字批准,由使用人持批准签字的申请到资产管理部门、低值易耗品管理人员处办理调配登记手续。

     十、低值易耗品的报废程序

  第二十四条 低值易耗品提前或超期报废,都应及时办理如下手续:

  1、使用部门填制“低值易耗品报废凭单”,写明报废理由,一式三联送交资产管理部门、低值易耗品管理人员办理报废事宜。

  2、资产管理部门对申请报废的低值易耗品要查看实物,并会同技术人员认真核实,并填写处理意见,报学院资产管理领导、财务处批准后,予以报废处理,对因主观原因导致低值易耗品提前报废的,经学院资产管理领导批准,对责任人处以罚款 。

  3、批准报废的低值易耗品,资产管理部门及技术人员对其实物进行估价,有残余价值的由使用部门填制入库单到库房办理废料入库手续。

  4、手续完备的“低值易耗品报废凭单”由使用部门、资产管理部门和低值易耗品管理员各存一份,作为帐务处理的依据,原“低值易耗品领用凭单”应与“报废凭单”附在一起,作为低值易耗品减少的依据。

   本办法从发布之日起实施,同时原有的规定、办法废止。